Предстоящая командировка – всегда ответственное и волнительное мероприятие для любого сотрудника. Помимо необходимости продумать важные вопросы связанные с маршрутом и размещением, необходимо также уделить внимание составлению и предоставлению соответствующих документов для авансового отчета.
Важно иметь полное представление о том, какие документы должны быть подготовлены до начала командировки, а также о требованиях, которые будут предъявлены к их оформлению. Ведь от этого может зависеть успешность и быстрота его рассмотрения.
Главный документ, который будет требоваться для авансового отчета – это путевой лист. В нем указываются основные сведения о командировке, такие как дата и время начала и окончания, место назначения, просчет расстояния и расходов на транспорт и проживание. Также важно не забывать указывать данные о транспортном средстве, которым сотрудник будет перемещаться.
Что такое авансовый отчет?
Авансовый отчет состоит из следующих элементов:
— Дата подачи отчета;
— ФИО сотрудника;
— Номер документа (авансового отчета);
— Даты командировки;
— Цель и место командировки;
— Фактические расходы сотрудника (транспортные, проживание, питание и др.);
— Подпись сотрудника и руководителя компании.
Авансовый отчет должен быть составлен с соблюдением требований и положений, установленных организацией, в соответствии с налоговым законодательством и правилами бухгалтерии.
Правильно составленный авансовый отчет позволяет сотруднику получить компенсацию за фактические затраты во время командировки и обеспечивает прозрачность и точность учета командировочных расходов компании.
Список документов для авансового отчета
При подготовке авансового отчета по командировке необходимо предоставить следующие документы:
| № | Наименование документа | Требования |
|---|---|---|
| 1 | Заявление на командировку | Должно быть направлено в организацию не менее чем за 3 дня до начала командировки |
| 2 | Приказ о командировке | Должен быть оформлен и подписан руководителем организации или уполномоченным лицом |
| 3 | Билеты или иные документы, подтверждающие затраты на транспорт | Должны содержать информацию о дате, маршруте и стоимости поездки |
| 4 | Квитанции или счета на оплату проживания | Должны содержать информацию о дате, месте проживания и стоимости |
| 5 | Кассовые чеки и иные документы, подтверждающие затраты на питание и другие расходы | Должны содержать информацию о дате, месте и стоимости расходов |
| 6 | Служебные билеты и квитанции на оплату багажа | Должны быть приложены в случае командировки с перевозкой служебного багажа |
| 7 | Доверенность на инкассацию средств | Должна быть оформлена и подписана руководителем организации или уполномоченным лицом |
Необходимо предоставлять оригиналы документов или их копии с заверенными подписями.
Требования к оформлению документов
Для правильного оформления документов по авансовому отчету по командировке необходимо учитывать следующие требования:
- Заголовок документа. Каждый документ должен содержать заголовок, который указывает на его название и цель. Заголовок должен быть выделен отдельным абзацем, написан шрифтом большего размера и выделен жирным начертанием.
- Грамотность. Документы должны быть составлены грамотно и без ошибок. Проверяйте орфографию и пунктуацию перед подачей документов. Также старайтесь избегать непонятных сокращений и неясных формулировок.
- Подписи. Все документы должны быть подписаны уполномоченными лицами. Подписи должны быть четко и разборчиво написаны. Если документ требует нескольких подписей, они должны быть указаны в виде списка после текста документа.
- Печать. На документах должна быть нанесена официальная печать организации. Печать должна быть размещена где-то в верхнем или нижнем правом углу документа, рядом с подписями.
- Штамп «Кассовый ордер». Если вам выдали кассовый ордер, не забудьте в документах указать его номер и сумму. Штамп с номером и суммой кассового ордера должен быть на самом документе, а не на отдельном листе.
- Перечень документов. Сопровождайте каждый отчет о командировке перечнем прилагаемых документов. В перечне указывайте названия и номера документов, чтобы облегчить проверку их наличия.
Соблюдение требований к оформлению документов поможет избежать проблем при их проверке и ускорит процесс рассмотрения вашего авансового отчета по командировке.